نیازسنجی آموزشی  و فریب های احتمالی

 

به دفعات مشاهده شده است که متخصصین حوزه آموزش و بهسازی مستقیما بر اساس درخواست های کارکنان اقدام به طراحی و برنامه ریزی دوره آموزشی می کنند و وقتی از انها علت تحلیل نکردن درخواست ها را جویا می شویم کمبود وقت را دلیل این کم کاری عنوان می کنند و به این ترتیب کار اشتباه خود را توجیه می کنند.

در اینجا می خواهم از همکاران خود درخواست کنم که این جمله پیتر دارکر را همیشه در ذهن داشته باشند: “بی فایده ترین فعالیتی که ممکن است یک انسان انجام می دهد، انجام کارا و اثربخش کاری که هرگز نباید انجام می شده است”.

سرمایه گذاری زمان، وقت و نیروی انسانی در طراحی و ارائه آموزش هایی غیرضروری که به اشتباه به عنوان راه غلبه بر چالش ها پیشنهاد شده اند یک اتلاف سرمایه بزرگ است که منجر به ناامیدی و ناراحتی دیگران از حوزه آموزش می شود.

تکنیک “دستیابی سریع به نتیجه” (تعیین دوره های آموزشی بر اساس درخواست های کارکنان بدون بررسی دقیق آنها) تکنیکی است که ما متخصصین آموزش و بهسازی هرگز نباید به آن نزدیک شویم.

 

تعیین ریشه های علّی  نواقص عملکردی، مهمترین مرحله تحلیل نیازها

تمام در تحلیل هایی که در سازمان ها انجام می شوند را تصور کنید: تحلیل وظیفه، ارزیابی یادگیری، ارزیابی عملکرد، تحلیل محتوا و … . متخصصین آموزش و بهسازی با نیازسنجی های آموزشی که برای تعیین نواقص دانشی و مهارتی طراحی شده اند آشنا هستند. با این حال نقص مهارتی تنها یکی از عوامل بروز مشکلات عملکردی است. اگرچه ما مسئول افزایش عملکرد منابع انسانی در راستای تحقق اهداف سازمان هستیم اما سرمایه گذاری در ارتقاء دانش و مهارت پرسنلی که قصد بکارگیری آن در محیط کار را ندارند کاری احمقانه ایست. بنابراین مهمترین تحلیل که کارشناسان حوزه آموزش و بهسازی باید انجام دهند شناسایی علت های عملکرد ضعیف کارکنان و موانع احتمالی در راستای دستیابی به موفقیت در آینده است. هنگامی که یک نقص عملکردی شناسایی می شود، انجام تحلیل وظیفه و یا (دیگر انواع تحلیل) برای فراهم ساختن اطلاعات ضروری به منظور انجام طراحی آموزشی ضروری خواهد بود، اما ابتدا باید مشخص کنیم که آیا واقعا نقص عملکردی واقعا وجود دارد یا نه و اگر وجود دارد ریشه های علی بروز این نقص چیست.

در شکل شماره 1 آقای گپ زاپر[1] 8 عامل اصلی موثر بر عملکرد نیروی انسانی  و دستیابی به اهداف کسب و کار را در سه دسته طبقه بندی کرده است.

 

 

شکل شماره 1: عوامل موثر بر عمکرد موفق در حین کار

تحلیل شغل یک فعالیت گروهی است

تحلیل نیاز فرآیندی است که نهایتا به اجرای یک  یا چند راه حل ختم می شود. اگر می خواهیم که پیاده سازی این راه حل ها به بهبود قطعی عملکرد ختم شود مشارکت و درگیر شدن مشتریان و دیگری ذینفعان سازمانی ضروری است. منظور از مشتریان فرد یا افرادی است که مسئولیت تحقق اهداف فردی و سازمانی را دارند و در زنجیره فرمان گروهی از کارکنان که نیازهای آنها سنجیده می شود در جایگاه مدیریت نشسته اند. به همین دلیل یک یا تعدادی از مدیران واحد کسب و کار باید به صورت فعال در فرآیند سنجش نیازهای آموزشی ( از ابتدا تا تعیین راه حل ها) حضور داشته باشند. حضور این مدیران نقش مهمی در موفقیت اقدامات دارد. واقعیت این است که آنها تصمیم گیرنده و کارشناسان آموزش و بهسازی صرفا تاثیرگذار هستند.

برای اینکه رابطه تصمیم گیر و تاثیرگذار را بهتر درک کنیم به این مثال توجه کنید. متخصص آموزش و بهسازی به همراه مشتری سوار بر ماشین راهی سفر می شوند. مشتری پشت فرمان می نشیند چون کسی که مقصد و راه را تعیین می کند مشتری است. کارشناس آموزش و بهسازی در کنار دست راننده می نشیند و بر روی تصمیماتی که او برای مقصد و راه می گیرد تاثیر می گذارد. حال فرض کنید مشتری در ماشین نباشد. در این حالت کارشناس آموزش و بهسازی فرصت تاثیرگذاری را از دست می دهد و مشتری نیز از اقدامات او حمایت نخواهد کرد. این در حالی است که حمایت مشتری برای دستیابی به اهداف و استمرار موفقیت ضروری است.

 

داده ها باید به عمل تبدیل شوند وگرنه صرفا پژوهش خواهند بود

در جهان رقابتی امروز که به سرعت در حال تغییر است متاسفانه سازمان ها به جمع آوری اطلاعاتی می پردازند که پس از گردآوری بدون استفاده باقی می مانند و پس از مدتی گویا که به درون سیاه چاله ها می روند و دیگر کسی از آنها خبردار نمی شود. جمع آوری اطلاعاتی که بر اساس آنها اقدامی انجام نخواهد شد، موجب بدبینی کارکنان و مدیرانی می شود که وقت و فکر خود را برای جمع آوری و یا ارائه اطلاعات صرف کرده اما نتیجه ای ندیده اند.

فرآیند تبدیل اطلاعات مانند قبفی است که ما باید اطلاعات که به دست می آوریم را درون آن قرار دهیم.

 

معمولا در ابتدای کار با صدها و حتی هزاران اطلاعات حاصل از واقعیت های سازمان روبرو می شویم. برای مثال ممکن است 62 درصد کارکنان اعلام کنند که در مهارت رهبری پروژه ضعیف هستند. این واقعیت ها غیر قابل بحث است و قطعی تلقی می شود. به منظور تبدیل این واقعیت به اطلاعات قابل استفاده لازم است به آنها الگویی منطقی بدهیم. برای مثال مشخص کنیم که چه تعداد خود را در رهبری پروژه بسیار ضعیف دانسته اند و چه تعداد تا حدودی ضعیف، و یا اینکه پراکندگی آنها در معاونت های مختلف سازمان را بررسی کنیم.

پس از این کار برای نتیجه گیری آماده هستیم. نتیجه گیری جمله یا گزاره ایست که در آن یافته های مختلف ترکیب شده و عبارتی معنادار ساخته می­شود. در نظر داشته باشیم که هرگز تنها یک راه حل درست وجود ندارد. انسان ها مسائل را به شکل های مختلفی می بینند و به همین دلیل به نتایج مختلفی می رسند. اما نکته مهم این است که هر نتیجه ای دامنه متفاوتی از راه حل ها را پیش روی ما می گذارد. به همین دلیل مشارکت و همکاری مشتریان و تصمیم گیران سازمان در مرحله نتیجه گیری حیاتی است. تنها در این صورت است که احتمال دست یابی به توافق نظر در خصوص راه حل ها ممکن می شود.

فرض کنید که نقص مهارت به عنوان یکی از عوامل موثر بر مشکل نقص عملکردی کارکنان مطرح شود. در این صورت تعدادی راه حل برای این موضوع ارائه می شود اما همانطور که پیش از این نیز گفته شد نقص مهارت تنها یکی از عوامل موثر بر عملکرد است و به همین دلیل باید به دیگر عوامل نیز توجه شود. یعنی در مرحله نتیجه گیری نقش عوامل دیگر در عملکرد کارکنان بررسی و اعلام شود. پس از مطرح شدن نتایج دیگر در خصوص نقص عملکردی راه حل های دیگری نیز مطرح می شوند و در خصوص آنها نیز توافق خواهد شد. طبیعتا این راه حل ها به دیگر چالش های محیط سازمان مرتبط می شوند. و هنگامی که تصمیم نهایی جهت انتخاب راه حل ها اتخاذ می شود کارشناس آموزش و بهسازی موفق شده است فرآیند تبدیل داده ها به عمل را به خوبی انجام دهد.

تحلیل داده ها می تواند سریع و اثربخش باشد

یکی از موانعی که کارشناسان آموزش و بهسازی برای اجرای هر نوع تحلیل و به ویژه نیازسنجی آموزشی اظهار می کنند مشکل زمان بر بودن تحلیل هاست. اما حقیقت این است که تحلیل لزوما زمانبر نیست. منابعی که صرف نیازسنجی می شود متاثر از ایده هاییست که هنگام طراحی فرآیند نیازسنجی در نظر داشته ایم. در اینجا پیشنهاداتی برای اصلاح این ایده ها و کاهش منابع مورد نیاز جهت انجام نیازسنجی ارائه می شود.

  • دامنه محدودی را انتخاب کنید: تعداد اهداف خود را محدود کنید و قائده “هرچه کمتر بهتر” را در نظر داشته باشید. اهداف نیازسنجی باید محدود و مشخص باشند.
  • از اتوماسیون (نرم افزارهای اداری) استفاده کنید: فراهم بودن فن آوری و نرم افزارهای مختلف موهبتی است که اتفاقا به صورت روزانه در حال افزایش است. استفاده از نرم افزارها کمک می کند پیمایش ها به سرعت اجرا و نتایج آنها تحلیل شود. به این ترتیب در زمان و هزینه به شدت صرفه جویی می شود.
  • تحلیل خود را با مرور ادبیات عملی موجود آغاز کنید: امروز انبوهی از دانش و اطلاعات در حوزه های مختلف ( از جمله رهبری، خدمات مشتریان، مدیریت پرژوه و … ) در دسترس ما قرار دارد. استفاده از دانش موجود موجب اجرای صحیح و دقیق تحلیل نیازسنجی می شود.

 

 

منبع: دستنامه آموزش و بهسازی انجمن آموزش و بهسازی آمریکا (ASTD)

نویسنده: دانا گاینس روبینسون

 

[1] Gap Zapper