شاید بسیاری از متخصصین آموزش و توسعه منابع انسانی معتقد باشند که بسیاری از مطالبی که در کتب و منابع موجود وجود دارد، بیشتر ماهیت دانشی و نظری دارد. بنابراین زمانی که کارشناس آموزش تصمیم دارد به منظور پیاده سازی و طراحی روشی گام بردارد، از کمبود و یا حتی نبود روش های عملیاتی رنج ببرد. بطور کلی وظیفه هر کارشناس آموزش و توسعه منابع انسانی این است که از مبانی نظری و دانش موجود نهایت استفاده را بکند و متناسب با نیازهای بومی و سازمانی خود بهره برداری لازم را بکند و نسبت به طراحی فرم ها، ابزارها و شیوه های عملیاتی اقدامات لازم را صورت دهد.

اما نویسندگان، مشاورین و اساتید دانشگاهی نیز وظیفه دارند که در کنار پرداختن به مبانی نظری، اصول و دانش آموزش و توسعه منابع انسانی، به منظور تسهیل در یادگیری و تفهیم مسائل جاری، به نمونه های عملیاتی، فرم ها و ابزارهای کاربردی نیز اشاره بکنند.

در این نوشته سعی می کنیم به یک نمونه عملیاتی از اجرای نیازسنجی آموزشی اشاره بکنیم:

1- تشکيل کارگروه نياز سنجي آموزشي:

پيشنهاد مي‌گردد كار گروه تدوين استاندارد مهارت و آموزش شغل با عضويت نماينده آموزش واحد مربوطه ، نماينده معاونت برنامه‌ريزي واحد مربوطه ، نماينده معاونت اداري و منابع انساني واحد مربوطه ، شاغل ، سرپرست شاغل و كارشناس خبره  ( مشاورين) تشكيل گردد كه وظيفه هدايت فرآيند نيازسنجي آموزشي را در سطح شغلي برعهده دارند . اين کارگروه‌ها با شروع به کار فرآيند تدوين استاندارد مهارت و آموزش يک شغل تشکيل شده و با اتمام فرآيند منحل مي‌گردد.

وظايف اين کارگروهها به شرح ذيل ميباشد :

  • تکميل فرم هاي مربوطه جهت تدوين پيش نويس اوليه استاندارد مهارت و آموزش مشاغل با توجه به دستورالعمل‌هاي ارائه شده.
  • اعمال نظرات حاصل از نظر سنجي بدست آمده در پيش‌نويس استاندارد مهارت و آموزش تدوين شده به شرط اينكه آن نظر مورد توافق اعضاء باشد.
  • تصويب پيش نويس در سطح گروه کاري و ارائه آن در موعد مقرر به دبير کارگروه ( نماينده آموزش) براي بررسي و تاييد نهايي .

2- شرح مراحل عملياتي نياز سنجي آموزشي شغل:

2-1 مرحله اول – دريافت اطلاعات شغل از اداره مربوطه:

2-1-1 کارگروه نیازسنجی آموزشی موظف است اطلاعات مشاغل حوزه عمل را از طريق رايزني با اداره مربوطه دريافت نمايد. معمولاً مسئولیت تدوین و به روز رسانی شرح وظائف مشاغل در سازمان های مختلف متفاوت است. منابع انسانی، برنامه ریزی، سیستم ها و روش ها از جمله اداراتی هستند که این وظیفه را به عهده دارند.

تبصره : براي هر شغل مي بايستي گروه شغلي، طيف و مرتبه مشخص گردد اگر به هر دليلي براي شغلي،  اين موارد مشخص نگرديد با استفاده از كلمه نامشخص، فرم تهيه مي گردد و پس از تعيين تكليف اصلاحات لازم به عمل خواهد آمد همچنين در مورد مشاغلي كه براي همه يا تعدادي از مرتبه هاي مربوط در يك گروه شغلي خاص استفاده مي شود نام آن مرتبه ها در قسمت مربوطه فرم درج مي گردد.

2-1-2 درصورتيکه اطلاعات دريافت شده مشاغل از اداره مربوطه تمامي نيازهاي اطلاعات مورد نیاز را برآورده سازد مستقيما به مرحله تعيين عناوين دوره هاي آموزشي و اولويت بندي آن ها جهت ايجاد توانايي‌ها وارد مي‌شويم . تصميم گيري در اين مورد بر‌عهده کارگروه شغل مربوطه است. در صورت كافي نبودن نيازهاي اطلاعاتي دريافت شده وارد مرحله دوم مي شویم.

2-2 مرحله دوم – تهيه پيش نويس شناسنامه شغل

همانطور که گفته شد چنانچه اطلاعات شغلی به دست آمده اداره مربوطه ناقص بوده و يا هيچ گونه اطلاعاتي در رابطه با شغل وجود نداشته باشد در اين صورت شغل مورد نظر مورد تجزيه و تحليل قرار گرفته و منطبق با نيازهاي سازمان ، ابتدا تعريف شغل ارائه و سپس وظايفي که در راستاي اهداف باشند شناسايي مي‌شوند. تجزيه و تحليل شغل توسط کارگروه نياز سنجي آموزشي انجام مي‌گردد . جهت ارائه تعريف شغل و شناسايي وظايف مي توان از نمونه شرح شغل و وظايف و مسئوليت هاي مندرج در طرح طبقه بندي مشاغل ساير سازمان ها ، منابع اينترنتي ، نظرات کارشناسي مشاورين ، سرپرست شاغل ، شاغل ، مشاهده انجام شغل و غيره … استفاده نمود. در شناسايي وظايف بايد از درج مواردكلي خودداري شده و سعي گردد حتي المقدور بصورت مجزا و ريز تعريف گردد و همه موارد مربوط به شغل را در بر بگيرد.

تبصره 1 : براي هر شغل مي بايستي گروه شغلي، طيف و مرتبه مشخص گردد اگر به هر دليلي براي شغلي،  اين موارد مشخص نگرديد با استفاده از كلمه نامشخص فرم تهيه مي گردد و پس از تعيين تكليف آن ها اصلاحات لازم به عمل خواهد آمد.

تبصره 2 : در تعيين وظيفه هاي مربوط به يك شغل مي بايستي به مرتبه هايي كه در آن شغل تعريف گرديده است نيز توجه كرده و توانايي ها و آموزش هاي مربوط به آن مرتبه را نيز تعيين نمود. چنانچه بتوان براي اين شغل، توانايي ها و آموزش هاي مربوط به هر يك از مرتبه ها را تفكيك نمود، اين توانايي ها و آموزش هاي مربوط به هر يك از مرتبه ها در فرم هاي جداگانه درج خواهد شد.

در مجموع از جمله اطلاعاتی که در یک شناسنامه شغلی درج می شود عبارت است از:

  • رسته شغلی
  • گروه شغلی
  • مرتبه شغلی
  • عنوان شغل
  • شرایط احراز شغل
  • تعریف شغل
  • وظائف شغل
  • تأیید کنندگان فرم
    • 2-3 مرحله سوم – تعيين و اولويت بندي وظايف شغل:
      • 2-3-1 پس از شناسایی و تدوین شرح وظائف شغلی در این مرحله با توجه به معایارهای مختلف نسبت به اولویت بندی اریک از وظائف اقدامات لازم صورت خواهد گرفت. از جمله معیارهایی که می تواند مورد توجه قرار گیرد عبارتند از میزان اهمیت، سطح یادگیری و فراوانی یا دفعات تکرار.
      • 2-3-2 نظرات سرپرست ، شاغل و کارشناس خبره در مورد وظايف شغلي از ايشان اخذ مي‌شود و در انتهاي جداول مربوطه هر كدام از افراد فوق بايد سند مربوطه را تاييد نمايد.
    • 2-4 مرحله چهارم : خلاصه سازي داده هاي آماري تجزيه و تحليل وظايف شغل:

در اين مرحله پس از نمره گذاری هریک از وظائف با توجه به معیارهای مذکور در بند بالا، با استفاده از آمار توصیفی نسبت به اولویت بندی و تعیین درصد و میانگین نمرات هریک از وظائف می کنیم.

  • 2-4-1 در اين مرحله بايد تمامي داده‌هاي مربوط به يک وظيفه در آيتم‌هاي دفعات تكرار ، ميزان اهميت و سطح يادگيري با هم جمع گردد و ميانگين آن اخذ شده، در ستون مجموع ثبت گردد.
  • 2-4-2 در صورتي که وظيفه‌اي از نظر درصد امتياز كمتر از 40 باشد از وظايف حذف
    مي‌گردد.
  • 2-4-3 در صورتي که 2 يا تعداد بيشتري از وظايف داراي يک ميانگين باشد به ترتيب براساس نمره ميزان اهميت‌، سطح يادگيري و دفعات تکرار مبادرت به اولويت بندي وظايف شغل مي‌نماييم . مثلا اگر دو وظيفه از نظر نمره ميانگين در يک سطح باشند ابتدا به نمره ميزان اهميت وظيفه اول نگاه مي‌کنيم و آن را با نمره ميزان اهميت وظيفه دوم مقايسه مي‌کنيم در صورتي که نمره آن از وظيفه دوم بيشتر باشد آن وظيفه در اولويت اول قرار مي‌گيرد و وظيفه ديگر در اولويت دوم قرار مي‌گيرد و در صورتي که ميزان اهميت و ميانگين دو وظيفه درست مانند همديگر باشد به نمره سطح يادگيري هر دو وظيفه مراجعه مي‌کنيم و آن وظيفه‌اي که داراي نمره بيشتري مي‌باشد به عنوان اولويت اول انتخاب مي‌گردد و … .
  • 2-4-4 هرگروه نظر دهي (شاغل، سرپرست شاغل، و كارشناس خبره ) تنها داراي يك نمره در محاسبه نهايي مي‌باشند و در صورتيكه هر گروهي بيشتر از يك نفر پاسخ دهنده داشته باشد ميانگين آن وارد فرم خلاصه داده هاي آماري مي‌شود.
  • 2-5 مرحله پنجم – استخراج وظايف شغل:

پس از اتمام مرحله چهارم وظايف غير ضروري (وظايف با درصد امتياز پايين تر از 40 )  از ليست وظايف موجود حذف گرديده و باقي وظايف به ترتيب درصد امتياز اولويت بندي شده ثبت گردد .بطوريكه اولويت اول در رديف اول و به دنبال آن بقيه اولويت ها درج گردد. سپس كد وظيفه مطابق بند 4-2-2 اين دستورالعمل ايجاد و در ستون مربوطه ثبت گردد.

  • 2-6 مرحله ششم – شناسايي توانائي هاي لازم براي انجام وظايف:

انجام موفقيت آميز وظايف هر شغل نيازمند برخورداري از يك سري تواناييهايي است که فرد شاغل بايد به آن‌ها تسلط کافي داشته باشد مانند به ياد آوردن، به كاربستن، محاسبه كردن، رسم كردن، تحليل كردن، طراحي كردن و … .

در اين مرحله بايد کليه توانايي‌هاي (دانش، نگرش، مهارت) مورد نياز براي ايفاي وظايف مشخص گردد به عبارت ديگر اين مرحله، داده‌هاي مربوط به شرايط لازم براي انجام شغل را در اختيار تحليل گران و طراحان دوره‌هاي آموزشي قرار مي‌دهد و منعكس كننده دانش، مهارت، نگرش (تحصيلات، تجربه يا ساير ويژگيهاي مرتبط با تواناييهاي انجام كار) است.

توانايي ها شامل چهار دسته ذيل مي باشد :

الف ) توانايي براي درك اشياء و مفاهيم

ب ) توانايي براي انجام كارها

ج) توانايي تغيير ارزشها و اولويت بندي آن

د) توانايي ايجاد خلاقيت

براي تعيين اين شرايط و توانايي‌ها از طرق مختلف مي‌توان اقدام نمود. مطالعه دقيق شرح شغل و مستندات فني و آموزشي محصول يا تكنولوژي هاي مربوطه، مصاحبه با صاحب‌نظران و متخصصان، كاركنان، سرپرستان و مديران، مشاهده انجام فعاليت‌هاي شاغلين و تهيه، تدوين و تكميل پرسشنامه از جمله طرقي است كه مي‌تواند تهيه كنندگان دوره‌هاي آموزشي را به شناخت توانايي‌هاي مورد نياز شغل رهنمون سازد.

بديهي است که بخشي از توانائي ها از تحصيلات کلاسيک ( مدارک تحصيلي پيش بيني شده در شرايط احراز شغل ) حاصل مي شود و بخش ديگر را بايد با پيش بيني آموزش هاي لازم تأمين نمود.

  • 2-6-1 توانايي هاي استخراج شده را مي توان از طريق مصاحبه با شاغل و سرپرست، منابع اينترنتي، اسناد طبقه بندي مشاغل در ساير سازمان ها و … به دست آورد.
  • 2-6-2 توانايي هاي استخراج شده در مورد يك وظيفه بايد در فرم مربوط به همان وظيفه
    اولويت بندي گردد.
  • 2-7 مرحله هفتم – تکميل فرم نهايي شناسنامه شغل:

براساس نتايج مراحل قبل، فرم شناسنامه شغل تکميل گردد . از جمله معیارهایی که دراین فرم وجود دارد مطابق با فرم پیش نویس شناسنامه شغلی است که شامل رسته شغلی، گروه شغلی، مرتبه شغلی، عنوان شغل، شرایط احراز، تعریف شغل و وظائف شغلی می باشد. ولی نکته ای که در این فرم اضافه تر است توانایی مورد نیاز است که در مقابل هریک از وظائف شغلی سطری تحت عنوان توانایی های مورد نیاز وجود دارد که باید تکمیل شود.